冷静な対応が重要！渡航先のホテルでオーバーブックが起きたときの対処法

海外旅行でのトラブルの１つに、オーバーブックがあります。ホテル側はキャンセル客を見越して定員以上の予約を受け付けることがあり、一定の確率で起こる問題です。滞在先でこのようなオーバーブックが起きても、あせらず冷静に対処しましょう。今回は、オーバーブックが起きたときの対処法についてご紹介します。

予約状況を確認する

オーバーブックの疑いがある場面に遭遇したら、まずはそのホテルの予約が確実にとれているのかどうかを確認しましょう。ホテルのフロントスタッフに確認する際は、予約時の書類や確認メールなど、予約が成立している証拠を提示するようにします。また、フロントスタッフに交渉して、旅行会社の現地デスクで日本語が分かるスタッフがいれば相談してみましょう。

オーバーブックが発覚しても、怒鳴ったり怒ったりしないことが大切です。その後の交渉をスムーズに進めるためにも、冷静に対応しましょう。

そのホテルの宿泊交渉をする

最初の交渉では、そのホテルに宿泊することを楽しみにしていたことをアピールします。ホテルの記事や事前に入手した情報など、ホテルに対する期待度の高さを伝えるとよいでしょう。運が良ければ、グレードアップした部屋に案内されることもあります。

別のホテルを紹介してもらう

オーバーブックが発生し、部屋が確保できない場合は、別のホテルを紹介してくれる場合があります。そのときは、譲れない希望条件を伝えましょう。
ホテル側からの提案がなかった場合は、ホテルリクエストが可能かどうかを確認します。気持ちのよい交渉をすることで希望に近い提案をしてくれる場合もありますので、謙虚な姿勢で臨むことが大切です。

旅行を手配した旅行会社や現地デスクに連絡する

海外でのトラブルの解決は交渉を基本とするため、コミュニケーションが不可欠です。言葉が通じないために、希望とかけ離れた結果になってしまうケースも少なくありません。エージェントに相談し、ホテル側との交渉を依頼するとよいでしょう。トラブルの際は、正確な情報をわかりやすく伝えることが不可欠です。慌てずに落ちついて話をしましょう。ホテルの手配だけでなく、問い合わせにかかる通信費などについても相談します。旅行の事前準備の際に、手帳やスマホなどに代理店や現地デスクの緊急時の連絡先をメモしておきましょう。

交渉時に大切なこと

大切なのは、決して怒鳴ったり、怒ったりしないことです。トラブルが起きたときの態度によって、ホテル側やエージェントの対応方法が変わってくる場合もあります。冷静に謙虚な姿勢で対応することで、お互い気持ちのよい結果を生み出すことを心がけましょう。
また、身なりを整えておくことは、とても大切です。上客と見られることで、ホテル側の対応が変わり、交渉がスムーズにできるでしょう。

 
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