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パスポートの原本証明が必要になるのはどんなとき?パスポート認証手続きのやり方とその注意点

原本証明とは、原本を提出できない書類についてその写し(コピー)を提出する場合、申告者名義で原本の写し(コピー)であることを証明するものです。原本を提出できない書類といえば、運転免許証や保険証などで、パスポートもそのひとつ。今回は、原本証明にパスポートを使うときにはどうすればいいのか、またその際の注意点についてご紹介します。

どんなときにパスポートの原本証明が必要になるの?

グローバル化が進む近年、海外での就労許可、居住のためのビザ申請、オフショア銀行における口座開設、海外のクレジットカード申し込み、海外での会社設立時など、パスポート確認による身分証明(日本人である証明)として、パスポートの原本証明が必要になる場合があります。

もちろんパスポートの原本を海外に送るわけにはいきませんのでコピーを送ることになりますが、それが本物のコピーであることを証明するために、パスポートの原本とそのコピーが本物であるという証明書が必要になるのです。

提出先の必要事項を確認しよう

提出先は誰による認証を求めているのか

一般的には事実証明の書類作成ができる日本の国家資格者を持った第三者(弁護士や行政書士など)に依頼するのですが、他にも外務省の公証人による認証・公印確認・アポスティーユという方法があります。

以前は弁護士・行政書士以外による公文書の証明は認められていませんでしたが、平成23年1月以降、公証人の認証を受けることができるようになりました。公証人による認証を受ける場合、パスポートのコピーを添付した証明書を作成、これに所持人が署名して交渉人の認証を受けられます。

また、一部の在日外国公館では、日本のパスポートの写し(コピー)に対して、直接(外務省の公印確認を経ず)認証をおこなっているところもあります。指定のフォーマットがある場合は、指定先からダウンロードし、依頼先にそれを使って書面を作成してもらいましょう。

さらに、パスポート原本とパスポートのコピーが同一であることを証明する英文書類が必要になることもあります。その場合、英文の書類を追加で添付してもらうことになりますが、別途手数料がかかることがほとんどですので、必要かどうかをあらかじめ調べておきましょう。

提出先からの要求目的

原本証明の提出目的によっては、戸籍や住民票など、ほかの書類の方が適格で認証度が高くなるケースがあります。どのような目的でパスポートの認証を必要とするのかきちんと確認するようにしましょう。

パスポートの原本証明を取得する方法

弁護士や行政書士に作成を依頼する場合

パスポートの所持人と直接面接してパスポートの原本を確認する必要がありますので、行きやすい場所で探すと便利です。価格はまちまちなので、まずはメールか電話で相談しましょう。たいていの事務所では無料で見積もりをしてくれます。依頼する事務所が決まったら面接の日時などを決め、手続きをすすめましょう。

公証役場で公証人の認証を受ける場合

パスポートの所持人本人か代理人が公証役場に直接出向き、公証人の面前で宣言書に署名をします(宣言書は本人または代理人が用意)。この宣言書をパスポートのコピーに添付して公証人の認証を受けたら、公証人の所属する地方法務局の公証人押印証明申請を行いましょう。外務省のアポスティーユや公印確認、駐日大使館の領事認証を取得する場合、この公証人押印証明が必ず必要です。

外務省での公印確認・アポスティーユを受ける場合

外務省の公印確認とは、日本にある大使館で領事認証を取得する際に事前に必要になる外務省の証明で、公印確認が必要なのはハーグ条約(外国公文書の認証を不要とする条約)に加盟していない国の政府、機関、団体、企業に書類を提出するときです。

外務省のアポスティーユとは、パスポートコピーに添付された法務局の押印が正当なものであるということを日本の外務省が証明するもので、提出先がハーグ条約に加盟している国のときにアポスティーユを取得します。加えて駐日大使館の領事認証を取得する必要はありません。

どちらの申請書も外務省のウェブサイトからダウンロードすることができ、申請は郵送でもできます。その際、書類が手元に届くまで2週間ほどです。また、窓口での申請書の記載、申請も可能でその場合は2日程度で受け取ることができます。

 

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